Bir başvuru formu "en fazla 5 MB" diyor, sizin dosyanız 23 MB. Ya da e-postaya ekleyemiyorsunuz çünkü Gmail 25 MB'ın üstünü kabul etmiyor, Outlook çoğu zaman 20 MB'ta duruyor. Bu yazıda önce PDF'in neden bu kadar büyüdüğünü, sonra okunaklılığı kaybetmeden hangi sırayla küçülteceğinizi anlatıyoruz.
Önce şunu anlayın: PDF'i büyüten nedir?
Word'den ya da bir muhasebe programından "PDF olarak kaydet" ile çıkan, içinde yalnızca metin ve tablo olan bir belge genellikle sayfa başına birkaç on kilobayttır. 40 sayfalık bir rapor 1 MB'ı zor geçer. Dosyanız çok büyükse sebep neredeyse her zaman şunlardan biridir:
- Görseller. Taranmış sayfalar ve telefonla çekilmiş fotoğraflar asıl suçlulardır. 12 megapiksellik bir telefon fotoğrafı tek başına 3-4 MB olabilir; böyle on sayfa ekleyince dosya 30 MB'ı bulur.
- Gömülü yazı tipleri. Özellikle Çince, Japonca, Korece ya da çok sayıda özel yazı tipi kullanan belgelerde yazı tipleri birkaç megabayt yer kaplayabilir.
- Birleştirmeden kalan tekrarlar. Aynı logoyu taşıyan on ayrı PDF'i birleştirdiğinizde logo on kez dosyaya girebilir.
- Eski sürümler ve küçük resimler. Bazı programlar her kaydetmede değişiklikleri dosyanın sonuna ekler; eski hâller dosyanın içinde kalır.
Hangisinin sizin dosyanızda etkili olduğunu bilmek, doğru ayarı seçmenizi sağlar. Pratik bir ipucu: belgede metni fareyle seçebiliyorsanız ve dosya yine de büyükse, büyük ihtimalle içinde yüksek çözünürlüklü görseller vardır. Metni seçemiyorsanız sayfalar zaten birer görseldir, yani dosya bir taramadır.
Sıkıştırma ayarları neyi değiştirir?
PDF Sıkıştır aracında üç seviye var ve hepsi aynı ilkeyle çalışır: metin ve vektör çizimler olduğu gibi kalır, yalnızca görseller yeniden kodlanır.
| Seviye | Ne yapar | Ne zaman |
|---|---|---|
| Düşük sıkıştırma | Görselleri az küçültür, kalite neredeyse aynı kalır | Baskıya gidecek belgeler, fotoğraf ağırlıklı kataloglar |
| Önerilen | Görselleri ekranda okunaklı kalacak çözünürlüğe indirir | Çoğu e-posta ve başvuru için ilk deneme |
| Aşırı sıkıştırma | En küçük boyut; görsellerde bozulma fark edilir | Sınırın altına başka türlü inemiyorsanız |
İki ek seçenek daha var. Görselleri gri tonlamaya çevir, renkli taranmış ama aslında siyah beyaz olan belgelerde (fatura, dilekçe, sözleşme) ciddi kazanç sağlar. Meta verileri temizle ise başlık, yazar ve XMP bilgilerini siler; boyuta etkisi küçüktür ama paylaşacağınız belgede gereksiz bilgi bırakmamak için iyidir.
Sınırın altına inmek için deneme sırası
Elinizde bir boyut sınırı varsa bu sırayla ilerleyin. Her adımdan sonra boyuta bakın; çoğu dosya ikinci adımda biter.
- Gereksiz sayfaları çıkarın. Boş arka sayfalar, iki kez taranmış sayfalar, kurumun istemediği ekler. Sayfaları Sil ile bu iş bir dakika sürer ve kalite kaybı sıfırdır.
- Önerilen seviyeyle sıkıştırın. Taramalarda genellikle boyut yarıdan fazla düşer.
- Siyah beyaz bir belgeyse gri tonlamayı açın. Renkli taranmış bir sözleşmede bu tek ayar bile belirgin fark yaratır.
- Aşırı sıkıştırmayı deneyin, ama sonucu mutlaka büyüterek kontrol edin.
- Hâlâ sığmıyorsa bölün. Bazı kurumlar birden fazla dosya yüklemenize izin verir. PDF Böl ile belgeyi sabit sayfa sayısına göre ya da kendi belirlediğiniz aralıklara göre parçalayabilirsiniz.
Son çare olarak sayfaları görsele çevirip yeniden PDF yapmak da dosyayı küçültür, ama metin artık seçilemez ve aranamaz. Resmî bir başvuruda bu genellikle sorun olmaz; bir sözleşmeyi arşivlerken ise kaçınılması gereken bir yoldur.
Taramayı baştan küçük yapmak
Dosya bir taramaysa sorunun yarısı tarama sırasında çözülür. Tarayıcınızda ya da telefon uygulamanızda şu ayarları seçmek, sonradan sıkıştırmaktan daha iyi sonuç verir:
- Çözünürlük: metin belgeleri için 200-300 dpi yeterlidir. 600 dpi yalnızca küçük yazılı ya da baskıya gidecek sayfalar için gerekir.
- Renk: yazı ve imzadan ibaret sayfalar için gri tonlama ya da siyah beyaz.
- Biçim: fotoğraf gibi sayfalar için JPEG; PNG metin taramalarında dosyayı gereksiz büyütür.
Telefonla belge çekiyorsanız Belge Tara aracındaki siyah-beyaz filtre hem okunaklılığı artırır hem de boyutu düşürür.
Sıkıştırdıktan sonra neyi kontrol etmeli?
Boyut sınırına sığdınız diye hemen göndermeyin. Bir dakikanızı alacak üç kontrol:
- Sayfayı %150-200 büyütün ve en küçük yazıya bakın: dipnotlar, tablo başlıkları, kimlik numaraları.
- İmza, mühür ve kaşelerin seçilebilir durumda kaldığından emin olun.
- Sayfa sayısının değişmediğini kontrol edin.
Bir şey bozulduysa bir alt seviyeyle tekrar deneyin. Sıkıştırma tarayıcınızda yapıldığı için aynı dosyayı istediğiniz kadar farklı ayarla deneyebilirsiniz; her denemede dosyanız yeniden bir yere yüklenmez.
"PDF'iniz zaten optimize" diyorsa
Bu mesaj, dosyanızda küçültülebilecek görsel bulunmadığı anlamına gelir. Genellikle metin ağırlıklı, zaten iyi üretilmiş PDF'lerde görülür. Böyle bir dosya hâlâ büyükse sebep büyük ihtimalle gömülü yazı tipleri ya da ekli dosyalardır. Belge Özellikleri ile hangi yazı tiplerinin gömülü olduğunu görebilir, Belgeyi Temizle ile ekleri ve gizli uygulama verilerini kaldırabilirsiniz.