PDF’e imza atmak: görsel imza, elektronik imza ve dijital imza aynı şey değil

"PDF'i imzalayıp geri gönderir misiniz?" cümlesi iki çok farklı şey anlamına gelebilir. Karşı taraf bazen yalnızca imzanızın sayfada görünmesini ister; bazen de mahkemede ya da resmî bir kurumda elle atılmış imzayla aynı hukuki gücü taşıyan bir imza bekler. İkisi arasındaki fark, bir resim ile bir noter onayı arasındaki fark kadar büyük olabilir.

Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; ama hangi durumda neyin gerektiğini anlamanıza yardımcı olur.

Üç ayrı kavram

Görsel imza. İmzanızın resmi: ekranda parmağınızla ya da fareyle çizdiğiniz, klavyeyle yazıp el yazısı yazı tipine çevirdiğiniz ya da kâğıda atıp fotoğrafladığınız imza. PDF'in üstüne bir görsel olarak yerleşir. Belgeyi kimin imzaladığını teknik olarak kanıtlamaz; ama tarafların anlaştığı birçok durumda imza olarak kabul edilir.

Elektronik imza. Hukuki bir üst kavram. Avrupa Birliği'ndeki eIDAS Tüzüğü, elektronik imzayı üç düzeyde tanımlar: basit, gelişmiş ve nitelikli. Bir e-postanın altına adınızı yazmak da, PDF'e imza resmi eklemek de "basit elektronik imza" sayılabilir. Yalnızca en üst düzey olan nitelikli elektronik imza AB genelinde elle atılmış imzayla eşdeğer kabul edilir.

Dijital imza. Teknik bir kavram. Size özel bir sertifika ve şifreleme anahtarıyla belgenin içeriğinden bir "parmak izi" oluşturulur. PDF okuyucu belgeyi açtığınızda imzanın geçerli olup olmadığını ve imzadan sonra belgede bir değişiklik yapılıp yapılmadığını gösterir. Nitelikli elektronik imzalar bu teknolojiyle atılır.

Türkiye'de durum

Türkiye'de 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. Bu imza, yetkili bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısından alınan nitelikli sertifikayla atılır; genellikle bir USB token, akıllı kart ya da mobil imza ile. Kanun bazı işlemleri bunun dışında tutar: resmî şekle ya da özel bir merasime bağlı işlemler (örneğin tapuda yapılan devirler) ve teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imzayla bile yapılamaz.

Mahkemeye elektronik ortamda dilekçe vermek, kamu ihalelerine katılmak ya da bazı resmî başvurular yapmak için bu tür bir imza gerekir. Görsel imza bu işlerin yerine geçmez.

Başka ülkelerde de mantık benzer: ABD'de ESIGN Yasası ve UETA, elektronik imzaları çoğu işlem için geçerli sayar ama vasiyetname gibi istisnalar vardır. AB'de eIDAS geçerlidir. Hangi düzeyin gerektiği, belgenin türüne ve karşı tarafın ne kabul ettiğine bağlıdır.

Görsel imza ne zaman yeterlidir?

Günlük işlerin büyük çoğunluğunda yeterlidir:

• Şirket içi onaylar, izin formları, masraf beyanları
• Karşı tarafın taranmış imzayı kabul ettiği ticari yazışmalar ve teklif onayları
• Teslim tutanakları, katılım formları, okul ve kulüp belgeleri
• Kiracı ile ev sahibi arasında, iki tarafın da kabul ettiği belgeler

Emin değilseniz belgeyi isteyen kişiye sormak en kısa yoldur: "Görsel imza yeterli mi, yoksa e-imza mı gerekiyor?"

PDF'e görsel imza eklemek

PDF İmzala aracıyla:

1. İmzanızı oluşturun: çizin, adınızı yazın ya da imzanızın fotoğrafını yükleyin. Kaydettiğiniz imzalar bir dahaki sefere bu tarayıcıda hazır bekler.
2. İmzayı sayfada istediğiniz yere sürükleyin ve boyutunu ayarlayın.
3. Gerekiyorsa paraf, ad soyad ve tarih alanları ekleyin. Parafın her sayfada olması isteniyorsa "Tüm sayfalara uygula" seçeneğini kullanın.
4. İmzalayıp indirin.

İmza tarayıcınızda eklenir; belgeniz de imzanızın resmi de bir sunucuya gönderilmez.

İmzadan sonra yapılması iyi olanlar

• Formu doldurduysanız düzleştirin. Doldurulabilir alanlar imzadan sonra değiştirilebilir. PDF Düzleştir alanları ve değerlerini sayfanın parçası hâline getirir.
• Orijinali saklayın. İmzalı ve imzasız sürümleri ayrı adlarla tutun.
• Şifrelemenin ne yaptığını bilin. PDF Şifrele ile belgeyi parola korumalı gönderebilirsiniz; bu belgeyi yetkisiz kişilerden korur. Ama dijital imza gibi "imzadan sonra değiştirilmedi" kanıtı sunmaz.

Kısaca

Yeti'deki imza aracı birinci satır içindir ve bunu açıkça belirtir. Geri kalanı için bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısından nitelikli sertifika almanız gerekir.